Regulamin pracy zdalnej pozwala wprowadzić w życie firmy ten rodzaj wykonywania pracy, jeśli u pracodawcy nie ma organizacji związkowych. Z tego artykułu dowiesz się:
- komu przysługuje praca zdalna w 2023 r.,
- czy każdy może pracować zdalnie,
- czy pracodawca może odmówić pracy zdalnej,
- jak praca zdalna ma się do uprawnień rodziców,
- jaki ryczałt za pracę zdalną powinien płacić pracodawca,
- jak wprowadzić pracę zdalną w swojej firmie.
Regulamin pracy zdalnej.
Jeśli w Twojej firmie nie ma zakładowych organizacji związkowych, to jako pracodawca zasady wykonywania pracy zdalnej powinieneś opisać w regulaminie. Regulamin pracy zdalnej jest dokumentem, na podstawie którego wprowadzisz w życie nowe przepisy z Kodeksu pracy. Treść takiego regulaminu musisz uzgodnić z przedstawicielem pracowników.
Twoja firma nie ma jeszcze przedstawiciela pracowników? Zorganizuj wolne wybory i wybierz go spośród wszystkich pracowników, także tych których praca zdalna bezpośrednio nie dotyczy.
Regulamin pracy zdalnej nie musi być uwzględniony w regulaminie pracy. Może być osobnym dokumentem.
Poniżej wyjaśniam najważniejsze zagadnienia związane z regulaminem pracy zdalnej, jakie powinny znaleźć się w tym dokumencie.
Praca zdalna – w jaki sposób się na nią umówić.
Praca zdalna może zostać ustalona na różnym etapie relacji pracownik – pracodawca. Takie uzgodnienia mogą mieć miejsce:
- przy zawieraniu umowy o pracę, tj. od samego początku albo
- w trakcie trwania zatrudnienia.
W trakcie trwania zatrudnienia praca zdalna może z kolei zostać ustalona:
- na polecenie pracodawcy, tj. kiedy wystąpią szczególne okoliczności, np. stan epidemiologiczny,
- na wniosek pracownika,
- z inicjatywy pracodawcy.
Praca zdalna może być uzgodniona z pracodawcą praktycznie w każdym czasie i być wykonywana:
- całkowicie zdalnie,
- hybrydowo – częściowo z biura, częściowo z miejsca uzgodnionego z pracodawcą,
- raz na jakiś czas (okazjonalnie) – do 24 dni w ciągu roku.
Grupy pracowników, którzy mogą wykonywać pracę zdalnie.
Żeby pracownik mógł wykonywać swoją pracę zdalnie, to charakter wykonywanej przez niego pracy musi na to pozwalać. Co do zasady taką możliwość będą miały wszystkie osoby, które wykonują swoją pracę wyłącznie przy użyciu telefonu czy komputera. Z dobrodziejstwa pracy zdalnej nie będą mogli więc skorzystać pracownicy, których obecność w danym miejscu jest obowiązkowa, np. pracownicy sklepów stacjonarnych czy hal produkcyjnych.
Rodzice (i nie tylko) jako grupa pracowników ze szczególnymi uprawnieniami w kontekście pracy zdalnej.
Nowe przepisy przewidują specjalne uprawnienia dla niektórych grup pracowników. Specjalne uprawnienie polega na tym, że jeśli taki pracownik zgłosi się do pracodawcy z wnioskiem o pracę zdalną, to pracodawca nie będzie mógł mu jej odmówić.
Uwaga! Jest jednak wyjątek.
Jest to sytuacja, kiedy ze względu na organizację pracy lub rodzaj wykonywanej pracy nie można świadczyć jej zdalnie. Brak zgody pracodawca musi jednak uzasadnić pracownikowi na piśmie. Ma na to 7 dni, które liczymy od dnia złożenia wniosku przez pracownika. Jeśli jednak takiej przeszkody nie ma, to pracodawca zgodzić się musi.
Lista osób uprzywilejowanych.
Do grupy osób uprzywilejowanych należą:
- rodzic dziecka posiadającego zaświadczenie, o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu – również po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia,
- rodzic dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności dziecka,
- rodzic dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych,
- pracownica w ciąży,
- pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia,
- pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadający orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.
Dokumenty wymagane przez pracodawcę przed rozpoczęciem pracy zdalnej.
Załóżmy, że pracownik i pracodawca zgodnie ustalili już, że praca będzie wykonywana zdalnie. Jako pracownik musisz też pamiętać, że każda zmiana miejsca wykonywania pracy zdalnej wymaga uzyskania kolejnej zgody pracodawcy.
Z kolei pracodawca musi dopilnować, aby przed przystąpieniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik złożył potwierdzenie, że:
- zapoznał się z oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej,
- w uzgodnionym miejscu pracy zdalnej są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy,
- zapoznał się z procedurą ochrony danych osobowych dla pracy zdalnej,
a ponadto pracownik powinien zobowiązać się do przestrzegania w/w dokumentów.
Pracodawca musi także przekazać pracownikowi następujące informacje:
- wskazać jednostkę organizacyjną pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika mającego wykonywać pracę zdalnie,
- wskazać osoby odpowiedzialne za współpracę z pracownikiem,
- wskazać osobę upoważnioną do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.
Te wszystkie dokumenty powinien przygotować pracownikowi pracodawca.
Wprowadzenie pracy zdalnej – ustal koszty pracy zdalnej, które ponosi pracodawca.
Nie wszystkie wydatki związane z pracą zdalną ponosi pracodawca. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy możemy je podzielić na dwie grupy:
- koszty, które pracodawca musi zapłacić pracownikowi wykonującemu pracę zdalnie,
- koszty, których pracodawca nie musi ponosić ale może, jeśli tak się umówi z pracownikiem.
Do pierwszej grupy kosztów obowiązkowych zaliczamy:
- koszty energii elektrycznej,
- koszt usług telekomunikacyjnych (internet),
- koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej – jeśli pracodawca sam takiego serwisu nie zapewnia,
Do drugiej grupy kosztów opcjonalnych zaliczamy (przykładowo):
- koszt zakupu krzesła lub biurka,
- koszt zakupu kawy, herbaty czy koszty związane z zużytą wodą.
Pracodawca w regulaminie pracy określa, jakie koszty pracy zdalnej ponosi. Ryczałt za koszty obowiązkowe może obliczyć jako przewidywany koszt zużycia przyjęty dla energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych w gospodarstwie domowym. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby ten ryczałt określić na wyższym poziomie. Dobrą praktyką jest także określanie wysokości danego ryczałtu co najmniej raz w roku.
Jeżeli pracodawca chce zwrócić pracownikowi również inne koszty powstałe przy wykonywaniu pracy zdalnej, to może to zrobić. Mogą być to koszty związane z zużyciem wody, kawy, herbaty, środków czystości, zakupu krzesła, biurka czy innych narzędzi usprawniających pracę zdalną. W takim wypadku pracodawca musi tę okoliczność opisać w regulaminie pracy zdalnej. Jeśli takie postanowienia się tam nie znajdą, to pracodawca nie ma obowiązku pokrywania tego typu kosztów.
Uwaga!
Pracodawca nie ma obowiązku zwracania kosztów (nawet tych obowiązkowych) pracownikowi, który wykonuje swoją pracę zdalnie ale w sposób okazjonalny.
Praca zdalna – pracodawca może przeprowadzić kontrolę.
Pracodawca może skontrolować pracownika wykonującego pracę zdalnie w zakresie:
- wykonywania przez niego pracy zdalnie,
- bezpieczeństwa i higieny pracy,
- przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.
Czas i miejsca przeprowadzenia kontroli pracodawca musi uzgodnić z pracownikiem. Samą kontrolę musi przeprowadzić w taki sposób, aby nie naruszyć prywatności pracownika ani nie utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych.
Jeśli wynik kontroli pracodawcy wykaże uchybienia, pracodawca może wyznaczyć pracownikowi termin do dokonania potrzebnych zmian. Jeśli pracownik nie zastosuje się do wytycznych pracodawcy, będzie mógł on cofnąć zgodę na wykonywanie pracy zdalnie przez tego pracownika.
„Rozmyśliłem się”. Czy pracodawca albo pracownik może żądać powrotu do biura?
Odpowiedź na to pytanie zależy od konkretnych okoliczności, w jakiej znajdzie się dany pracownik i jego pracodawca.
Sytuacja nr 1: Pracownik i pracodawca uzgodnili przy zawieraniu umowy o pracę (od samego początku), że praca będzie wykonywana zdalnie.
Ani pracodawca, ani pracownik nie może żądać od drugiej strony, żeby wykonywała pracę w biurze. Nie jest to jednostronna decyzja ani pracodawcy, ani pracownika. Zmiana z modelu pracy zdalnej na stacjonarną wymaga w takiej sytuacji porozumienia obu stron. Obie strony muszą się na taką zmianę zgodzić.
Sytuacja nr 2: Pracownik i pracodawca uzgodnili w trakcie trwania zatrudnienia, że praca będzie wykonywana zdalnie. Do tej pory pracownik świadczył ją w biurze pracodawcy.
Każda ze stron – zarówno pracodawca, jak i pracownik – mogą skutecznie żądać powrotu do biura. W tym celu składają wniosek do drugiej strony. Ten wniosek jest wiążący. Strony określają wówczas, w jakim terminie ma nastąpić powrót. Nie może on być jednak dłuższy niż 30 dni od daty złożenia takiego wniosku.
Jedynie do pracowników uprzywilejowanych – patrz punkt: Rodzice (i nie tylko) jako grupa pracowników ze szczególnymi uprawnieniami w kontekście pracy zdalnej – wniosek pracodawcy nie będzie skuteczny, chyba że dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie będzie możliwe na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez tego pracownika. W takich okolicznościach będzie wiążący.
Ważne jest także to, że pracodawca nie może wypowiedzieć takiemu pracownikowi umowy o pracę tylko z tego powodu, że zrezygnował z trybu pracy zdalnej. Nie może też odmówić pracownikowi powrotu do biura.
Jeśli Tobie, jako pracodawcy zależy na ograniczaniu kosztów związanych z prowadzeniem biura i nie zamierzasz powiększać liczby osób, które mogą wykonywać pracę stacjonarnie, musisz zwrócić uwagę na moment, w którym uzgadniasz z pracownikiem pracę zdalną. Konsekwencje ze wzglądu na czas, w jakim uzgodnienia pracy zdalnej zostały dokonane są skrajnie różne.
Jak wprowadzić regulamin pracy zdalnej – podsumowanie.
Jeśli planujesz wprowadzić w swojej firmie pracę zdalną, zwróć uwagę na te okoliczności:
- pracę zdalną możesz wprowadzić do swojej firmy w każdym czasie,
- regulamin pracy zdalnej to dokument, w którym opisujesz zasady wykonywania pracy w tym trybie,
- jako pracodawca musisz przygotować szereg dokumentów, z którymi powinien zapoznać się pracownik, zanim do pracy zdalnej przystąpi,
- praca zdalna może być wykonywana całkowicie w ten sposób, hybrydowo albo okazjonalnie,
- moment ustalenia trybu pracy zdalnej ma bardzo dużą konsekwencje na uprawnienia pracownika żądania powrotu do biura – szczególnie ważne jeśli ograniczasz koszty prowadzenia lokalu,
- nie wszystkie koszty powstałe przy wykonywaniu pracy zdalnej ponosi pracodawca,
- uprzywilejowanej grupie pracowników, pracodawca nie może odmówić pracy w trybie zdalnym poza szczególnymi przypadkami,
- pracodawca ma prawo skontrolować pracownika wykonującego pracę zdalnie.
