Kary umowne w umowach o świadczenie usług są standardem. Wprowadza się je do umów B2B, ponieważ zabezpieczają interesy zamawiającego albo wykonawcy. Ich głównym celem jest także zdyscyplinowanie drugiej strony umowy do wykonania swoich zadań. Kary umowne ułatwiają także dochodzenia odszkodowania na wypadek niepowodzenia określonego w umowie projektu.
Z tego artykułu dowiesz się:
- Co to jest kara umowna i jakie pełni funkcje,
- Czy w umowie muszą być kary umowne,
- Kiedy kara umowna staje się wymagalna,
- Kiedy nie można zastosować kary umownej,
- Jakie są popularne kary umowne w umowach o świadczenie usług,
- Jak może wyglądać klauzula kary umownej – wzór.
Co to jest kara umowna i jakie pełni funkcje w umowach o świadczenie usług?
Kary umowne wprowadza się do umów po to, żeby dodatkowo zabezpieczyć swój interes, w szczególności jeśli bardzo nam na czymś zależy, np. na dochowaniu terminu realizacji uzgodnionych usług. Dochodzenie swoich praw w sądzie i wykazywanie wysokości poniesionej szkody często bywa trudne i długotrwałe. To z kolei wiąże się z kolejnymi kosztami, które trzeba ponieść. Dzięki wpisaniu do umowy o świadczenie usług kary umownej minimalizujemy taką konieczność.
Dlaczego? Bo piszemy wprost: „Jeśli stanie się TO, to zapłacisz mi TYLE, w TAKIM terminie”.
Nasz kontrahent od razu dostaje więc informację ile będzie musiał zapłacić, jeśli nie postąpi tak, jak się umówiliśmy. Taka treść pełni również funkcję psychologiczną. Na pewno inaczej działa na naszego partnera biznesowego informacja:
„Będziesz musiał mi zapłacić 100.000,00 zł kary umownej” niż
„Będziesz musiał mi zapłacić odszkodowanie.”
Czy w umowie o świadczenie usług muszą być kary umowne?
Kary umowne nie muszą być zastrzeżone w Twojej umowie o współpracy. To, czy one się tam znajdą zależy wyłącznie od Waszych indywidualnych ustaleń. Niezależnie jednak od tego, którą stroną umowy jesteś: zamawiającym czy wykonawcą, warto żebyś zastanowił(a) się nad zastrzeżeniem w umowie odpowiednich kar.
Konsekwencją braku kar umownych w Waszym kontrakcie jest ewentualna konieczność wykazania wysokości szkody (czyli ILE) w przypadku uznania, że druga strona z kontraktu się nie wywiązała (zrobiła albo nie zrobiła TEGO). Nie ograniczasz więc w żadnym zakresie swoich praw ale jednocześnie nie stwarzasz sobie możliwości wyboru szybszej drogi dochodzenia odszkodowania. I to też może być ok, jeśli z jakiegoś powodu uznasz, że ta konkretna relacja biznesowa zasługuje na duże zaufanie. Ważne, żeby Twoja decyzja była świadoma.
Jak prawidłowo zastrzec karę umowną?
Jeśli decyzja zapadła i chcesz dodatkowo zabezpieczyć się na wypadek niepowodzenia projektu, to dopasuj treść kary umownej do warunków Waszej współpracy.
Skonkretyzuj, za co można naliczyć kary umowne.
Najczęściej karę umowną przewidujemy na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania. Ale czy wiesz, co to znaczy?
Tak określenie kary umownej to gotowe pole do otwarcia dyskusji, czy daną okoliczność można już tak zakwalifikować, czy też nie. Tego chcemy uniknąć. Z tego powodu zdecydowanie lepszym pomysłem jest wskazanie w umowie wprost sytuacji powodujących możliwość naliczenia kary umownej. Powinno nastąpić to w taki sposób, żeby dla każdej ze stron jednoznaczne było, że właśnie spełnił się warunek umożliwiający jej naliczenie. Unikaj niedopowiedzeń.
Opisz, za co ponosi odpowiedzialność kontrahent.
Zasadą jest, że zamawiający albo wykonawca będzie zobowiązany do zapłaty kary umownej, jeśli doszło do określonej sytuacji z jego winy. Można jednak jego odpowiedzialność rozszerzyć na inne zdarzenia. W takiej jednak sytuacji w umowie trzeba opisać za jakie inne, niż wynikające z ustawy okoliczności zamawiający albo wykonawca będzie ponosił odpowiedzialność.
Nie możemy więc napisać:
„Będziesz musiał zapłacić mi karę umowną bez względu na przyczynę opóźnienia wykonania umowy.”
Zamiast tego powinniśmy napisać:
„Gdy opóźnisz się wykonaniem swoich usług, będziesz musiał mi zapłacić karę umowną, nawet jeśli powodem tego opóźnienia będą okoliczności, za które nie ponosisz winy takie jak (wskazanie powodów – przykładów)”.
Oczywiście okoliczności można opisać w dowolny, inny sposób. Chodzi o to, żeby z umowy wprost wynikało, że obie strony chcą i zgadzają się rozszerzyć odpowiedzialność zamawiającego albo wykonawcy.
Trzeba jednak pamiętać, że nie można skutecznie zastrzec w umowie, że nasz kontrahent będzie odpowiedzialny za opóźnienie, które wynikają z okoliczności obciążających nas.
Przykładowo, wykonawca nie może odpowiadać za opóźnienie w wykonaniu umowy, jeśli opóźnienie wystąpiło, ponieważ druga strona nie dostarczyła na czas uzgodnionych materiałów.
Oznacz wysokość kary umownej.
Najczęściej wysokość kary umownej zostaje oznaczona w konkretnej kwocie, np. 100.000,00 zł. Nie musi jednak tak być. Karę umowną możesz oznaczyć w każdy, dowolny sposób. Ważne, żeby w oparciu o wskazane mierniki można było obliczyć jej wysokość. Nie trzeba więc podawać jej wprost. Trzeba jednak podać konkretny wzór jej obliczania, żeby strony oraz ewentualnie sąd rozstrzygający sprawę mógł bez problemu ją obliczyć.
Wskaż procedurę zastosowania kary umownej.
Umowa może wprowadzić procedurę, którą należy wykonać zanim kara umowna może zostać naliczona.
Jeżeli umowa wprowadziła procedury, od których uzależniamy naliczenie kary umownej, to te procedury muszą być przestrzegane. Przykładowo, jeśli umowa o współpracy wymaga w pierwszej kolejności wezwania do udzielenia wyjaśnień lub sporządzenia protokołu, to należy uwzględnić ten warunek. W przeciwnym razie, niedochowanie takiej procedury może skutkować niemożliwością naliczenia kary umownej.
Kara umowna nie musi mieć limitu.
W orzecznictwie przesądzono, że umowa o świadczenie usług może zawierać karę umowną oznaczoną w taki sposób, że nie wskazuje ona końcowego terminu jej naliczania ani jej maksymalnej kwoty. Taka kara umowna może być skuteczna. Może to oznaczać, że w konkretnych okolicznościach, wysokość kary umownej może przyjąć spore rozmiary i być uzasadniona. Przykładowo, jeśli kara umowna oznaczona jest jako % ustalonego w umowie wynagrodzenia za każdy dzień zwłoki (zawinionego opóźnienia), to będzie ona naliczana tak długo, jak długo będzie istniała taka okoliczność.
Przed podpisaniem swojej umowy sprawdź więc, jak określone są kary umowne, jak są obliczane i jak długo mogą być naliczane. Nie ma bowiem przeszkód, żeby w umowie o współpracy takie górne limity wprowadzić. Dla strony, na rzecz której została zastrzeżona taka kara umowna, może być to dobre rozwiązanie.
Nie ograniczaj sobie możliwości dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych.
Jeśli wprowadzasz do umowy kary umowne, a nie chcesz rezygnować z ogólnej drogi dochodzenia odszkodowania, to napisz to w umowie. Dzięki temu masz możliwość skorzystania z drogi uproszczonej, tj. dochodzenia zapłaty kary umownej wprost wksazanej w umowie, a także dodatkowej kwoty na drodze postępowania sądowego, jeśli kara umowna nie pokryje całej Twojej szkody.
Kiedy kara umowna staje się wymagalna?
Jeśli wystąpią okoliczności uzasadniające naliczenie kary umownej i chcesz skorzystać ze swojego uprawnienia, to w pierwszej kolejności powinieneś wysłać do drugiej strony wezwanie do zapłaty. W wezwaniu najlepiej, żebyś określił termin, w jakim czekasz na zapłatę wskazanej kwoty. Kara umowna stanie się po takim wezwaniu wymagalna. Oznacza to także, że jeśli druga strona w określonym przez Ciebie terminie nie zapłaci, możesz m.in. wnieść sprawę do sądu albo potrącić taką kwotę z kwotą, którą Ty jesteś winny kontrahentowi.
Kiedy klauzula kary umownej jest nieskuteczna?
Samo zastrzeżenie kary umownej jeszcze nie oznacza, że jest ona skuteczna. Będzie ona nieważna, jeśli nie będzie m.in. spełniała wymagań, o których pisałam powyżej. Kara umowna nie będzie prawidłowo zastrzeżona w umowie, jeśli:
- będzie dotyczyła zobowiązań pieniężnych,
- będzie odnosiła się do mierników, na podstawie których obliczenie jej wysokości jest niemożliwe,
- nie będzie opisywała okoliczności, w jakich możliwe jest jej naliczenie, jeśli dotyczy to rozszerzenia odpowiedzialności drugiej strony umowy,
- jeśli będzie zbyt wygórowana, tj. nie będzie odpowiadała realiom biznesowym danego kontraktu.
Zmniejszenie kary umownej, czyli jej miarkowanie.
Możliwość zastosowania kary umownej nie oznacza jeszcze, że zawsze będzie ona należna w pełnej wysokości. Bardzo istotne w tym zakresie są okoliczności, jakie uzasadniają korzystanie z tej kary. Jeśli bowiem zmawiający albo wykonawca wykonał w znacznej części swoje usługi lub kara umowna jest rażąco wygórowana, może żądać od drugiej strony jej zmniejszenia (miarkowania stosownie do okoliczności). Okoliczności te trzeba jednak wykazać.
Kary umowne w umowach o świadczenie usług – przykłady popularnych klauzul.
W umowach o świadczenie usług (umowach o współpracy, umowach B2B) zawieranymi między przedsiębiorcami można wyróżnić kilka najczęściej spotykanych kar umownych:
- kara umowna za opóźnienie w realizacji usługi,
- kara umowna w przypadku naruszenia zakazu konkurencji ,
- kara umowna w przypadku naruszenia obowiązku zachowania poufności,
- kara umowna w przypadku złożenia nieprawdziwego oświadczenia, np. o posiadaniu pełni praw autorskich ,
- kara umowna za wycofanie zgody na rozpowszechnienie wizerunku,
- kara umowna za naruszenie procedur przestrzegania ochrony danych osobowych,
- kara umowna za odstąpienie od umowy.
Kary umowne w umowie o świadczenie usług/ o współpracy/ B2B – wzór klauzuli.
Treść klauzuli zastrzegającej karę umowną może brzmieć następująco:
- kara umowna za naruszenie zakazu konkurencji:
W przypadku naruszenia zakazu konkurencji, Wykonawca zobowiązuje się zapłacić Spółce kwotę 100.000,00 zł tytułem kary umownej za każdy przypadek takiego naruszenia. Spółka może dochodzić odszkodowania na zasadach ogólnych, gdy szkoda przewyższa zastrzeżoną karę umowną.
- kara umowna za zwłokę w wykonaniu umowy
Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10 % wartości wynagrodzenia wskazanego w Umowie, za każdy dzień zwłoki w wykonaniu świadczenia.
Kary umowne w umowach o świadczenie usług – podsumowanie:
Kary umowne w umowach o świadczenie usług mogą skutecznie zapewnić dodatkowe zabezpieczenie interesów zamawiającego albo wykonawcy. Żeby spełniły swoje zadanie trzeba zwrócić uwagę na takie aspekty jak:
- kary umowne mogą dotyczyć tylko zobowiązań niepieniężnych,
- kary umowne powinny opisywać za co mogą być naliczane i w jakiej wysokości (realny sposób obliczenia),
- w przypadku, gdy wysokość kary umownej jest zbyt wysoka w stosunku do konkretnych okoliczności istnieje możliwość jej obniżenia (miarkowania),
- naliczenie kary umownej może być poprzedzone koniecznością pewnych zachowań (wykonania kroków procedury)
