Dobrze skonstruowana umowa potrafi oszczędzić wiele niepotrzebnych nerwów. Ten dokument powinen zapewnić komfort współpracy i dać poczucie bezpieczeństwa. Zobacz, jakimi zasadami warto się kierować zawierając umowę B2B.
Dobra umowa to dobry biznes
Nie zgadzam się z określeniem, że umowę tworzy się na złe czasy.
Uważam, że zawarcie umowy jest wyrazem dojrzałości biznesowej i wzajemnego szacunku do obopólnej pracy.
Moim zdaniem już na tym etapie widać, czy strony poważnie traktują swoje usługi, czy raczej jest to krótkowzroczna relacja. Jeśli widzisz, że druga strona nie chce zawierać umowy, woli „luźne” sugestie lub rozmowy telefoniczne powinien to być dla Ciebie sygnał ostrzegawczy. Z mojego doświadczenia wynika, że w trakcie takich rozmów często pada słynne zdanie: „Na pewno się jakoś dogadamy”. Najczęściej się okazuje, że właśnie wtedy zaczynają się problemy.
Profesjonalny wizerunek
Dzięki dobrze skonstruowanej umowie nie tylko strony zabezpieczają swój biznes ale także budują profesjonalny wizerunek jako zawodowca.
W świat idzie przekaz – znam swoją wartość i zabezpieczam swoje interesy.
Patrząc na umowę, którą podpisujesz można ocenić, czy traktujesz swój biznes poważnie i dbasz o wszelkie aspekty jego prowadzenia, czy raczej masz podejście określane mianem „jakoś to będzie”. Profesjonalizm jest w cenie – warto zadbać o każdy jego aspekt.
Zaproszenie do negocjacji
Każdy wzór umowy warto potraktować jako zaproszenie do negocjacji.
Jeśli umowa nie była od początku tworzona specjalnie dla TYCH stron, to jest duża szansa, że jest wiele punktów do zmiany, a przynajmniej wyjaśnienia.
Nie podpisuj od razu umowy, która została Ci przekazana. Firmy często stosują wzory ale po to, żeby mieć bazę do dalszej negocjacji. Jeśli widzisz, że umowa nie odzwierciedla tego, na co się umawiasz nie podpisuj jej. Powinieneś być pewien, że umowa jest podsumowaniem wcześniej uzgodnionych warunków.
Kto pyta, nie błądzi
Jeśli nie korzystasz z pomocy prawnika, a nie jesteś pewny czy w umowie nie ma jakieś „miny”, to
pytaj o wszystko, co wzbudza Twoją wątpliwość.
Poproś drugą stronę o wyjaśnienie paragrafu, którego nie rozumiesz. Upewnij się, że konkretne postanowienia umowy rozumiecie w ten sam sposób. To nie wstyd napisać, że czegoś nie rozumiesz, bo ten dokument ma zapewnić Ci komfort współpracy.
Błąd na etapie fundamentów
Niezwykle często błąd w zawieraniu umów pojawia się już w zakresie tzw. zasad podstawowych. Co to znaczy?
Sprawdź, czy osoba z którą podpisujesz umowę ma uprawnienia do tego, żeby ją skutecznie z Tobą zawrzeć.
Nie każdy podpis osoby z firmy X sprawi, że umowa zostanie poprawnie zawarta. Tu musisz być czujny i – w zależności od formy prawnej podmiotu, z którym zawierasz umowę – musisz zwrócić uwagę kto podpisuje umowę i jaką funkcję w firmie pełni. Umowę ma podpisać pełnomocnik? W takiej sytuacji dobrą praktyką jest poproszenie go o przesłanie dokumentu pełnomocnictwa, z którego wynika kto go udzielił, w jakim zakresie i na jak długo. Z samej informacji „jestem pełnomocnikiem” nie dowiesz się, czy ta osoba może reprezentować firmę, z którą masz podjąć współpracę.
Nie ograniczaj się w umowie bardziej niż to potrzebne
W relacjach B2B paragraf o zakazie konkurencji to praktycznie pewnik. Nie oznacza to, że należy ten paragraf przyjąć takim jakim on jest. Ten paragraf może być tak rozbudowany, że zablokuje Ci, a co najmniej utrudni podjęcie dodatkowych zleceń. Na pewno tego nie chcesz.
Sprawdź na jakich warunkach ograniczasz podejmowanie dodatkowych zleceń, na jak długo i jak faktycznie jest zdecydowany podmiot konkurencyjny w stosunku do tego, z którym podejmujesz współpracę.
Powinieneś bez problemu móc określić, dla kogo nie możesz pracować w tym samym czasie.
Prawa autorskie, czy naprawdę chcesz je wszystkie oddać?
Jeżeli w ramach podjętej współpracy tworzysz dla klienta coś niepowtarzalnego, np. oprogramowanie, tekst do książki albo grafikę, w umowie na pewno znajdzie się paragraf dotyczący praw autorskich. Nie traktuj go pobieżnie.
Nie musisz oddawać wszystkich praw autorskich do swojego utworu.
Przykładowo, jeśli umawiasz się na wydanie książki drukiem, to nie musisz oddawać praw do ekranizacji tego utworu . Jeżeli sprzedajesz grafikę do wykorzystania w mediach społecznościowych, to nie musisz sprzedawać praw do jej wykorzystania w ramach gadżetów reklamowych. Oczywiście możesz to zrobić jeśli chcesz. Co do zasady jednak, im bardziej szeroka jest skala możliwości wykorzystania utworu, tym większe wynagrodzenie. Czy Twoja umowa to odzwierciedla?
Postaraj się też poświęcić chwilę na analizę paragrafu dotyczącego osobistych praw autorskich. Czy umowa zawiera jakieś wyłączenia w tym zakresie?
Kary umowne do poprawki
Kary umowne powinny być dostosowane do kwoty umówionego wynagrodzenia. Nie powinny być zbyt wygórowane ani też zbyt niskie, bo nie będą spełniały swojej funkcji. Jeśli wysokość zaproponowanej kary umownej Cię przeraża, to przynajmniej spróbuj wynegocjować jej niższą wysokość.
Eleganckie wyjście z umowy
Do tego paragrafu sięgasz najczęściej, gdy się okazuje że współpraca przestaje się układać. Zadbaj o jej treść na etapie tworzenia umowy.
Sprawdź co najmniej to, dla jakich sytuacji przewidziano możliwość natychmiastowego rozwiązania umowy.
Czy Ty też masz w umowie zagwarantowaną taką możliwość? A jeśli umowę wypowiesz, to jak długo będzie jeszcze ona obowiązywać? Zastanów się, na jaki okres wypowiedzenia jest w Twojej branży odpowiedni- miesiąc, trzy, a może sześć miesięcy ?
Przeczytaj postanowienia końcowe umowy
Wbrew pozorom postanowienia końcowe umowy potrafią w relacjach biznesowych wiele namieszać. Często pojawia się tam zdanie o następującej treści: „Zmiana umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności”.
Pamiętaj, że ten rygor oznacza, że nieformalne spotkania, telefony czy wymiana maili nie zastąpi tego wymogu.
Z mojego doświadczenia wynika, że kilkuletni spór można czasami rozwiązać w ekspresowym tempie właśnie z powodu braku świadomości co do treści takiego postanowienia w umowie. Warto więc zachować czujność także tutaj.
